Wat zijn de oorzaken van hoog langdurig Ziekteverzuim en wat kunt u daar aan doen?
Bureaucratische processen
Als re-integratiespecialist weet ik maar al te goed waar het fout gaat in de verzuimbranche. Dag in dag uit kreeg ik te maken met falende processen die rondom arbodienstverlening tot stand komen. Dit heeft allereerst te maken met een warboel aan verschillende partijen die met elkaar ‘samenwerken’. Een voorbeeld van een constructie kan zijn een: arbodienst, re-integratiebedrijf, verzekeraar, assurantietussenpersoon en interventionist. Dit zijn al vijf partijen die elk in hun eigen belang opereren. Elke partij heeft afspraken met elkaar gemaakt over hoe er gehandeld moet worden in welke situatie. Snel handelen is er vaak dan ook niet bij.
Voorbeeld uit de praktijk
Casemanager A van re-integratiebedrijf A vermoedt dat er een interventie nodig is voor een werknemer. Dit moet altijd worden voorgelegd aan de bedrijfsarts, voor de interventie mag worden ingezet. Re-integratiebedrijf A heefthet mandaat van de verzekeraar om de interventie deels te vergoeden. Casemanager A legt dit voor aan arbodienst B. De procesregisseur van arbodienst B geeft het bericht door aan de geallieerde bedrijfsarts. Vervolgens moeten we wachten op de reactie van de bedrijfsarts. Uiteindelijk komt er bericht van de bedrijfsarts dat de interventie mag worden ingezet (twee weken later). Gezien het een vrij hoog bedrag is dat voor de interventie moet worden betaald vraagt casemanager A aan de verzekeraar hoeveel er mag worden vergoed. Drie weken later, na reactie van de verzekeraar, kan de interventie worden ingezet.
Nuanceren
Het bovenstaande voorbeeld lijkt overdreven, maar dit soort zaken komen helaas veel te veel voor in de praktijk. De werknemer en de werkgever staan door dit soort processen te wachten op een oordeel. Een werknemer kan door te wachten met zijn behandeling misschien wel enorm worden vertraagd in het herstelproces. Bovendien: ‘Rust roest’.
Wat u tegen bureaucratische processen kunt doen
Stel zo nodig zelf uw vragen aan de bedrijfsarts. U heeft dan een directe lijn i.p.v. via een tussenpersonen. Mocht u geen reactie krijgen, vraag dan uw tussenpersoon om contact te laten opnemen met de arbodienst. Dit kan soms wat meer pressie geven, gezien de verzekeraar geen klant wilt verliezen.
Informatiestromen
Een andere optie die bureaucratie kan tegen gaan is het correct inventariseren van informatie. Stel dat een werknemer wordt opgeroepen bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts voert een spreekuur uit op basis van het gesprek met de werknemer. De werknemer geeft aan dat hij absoluut niet kan werken. U heeft echter vlak voor het spreekuur vernomen van een behandelaar dat de werknemer mag gaan opbouwen. De bedrijfsarts heeft deze kennis nog niet tot zijn beschikking en geeft aan in zijn verslag dat de werknemer nog niet hoeft te werken. Een verslag achteraf corrigeren kost tijd, gezien een bedrijfsarts de informatie van een werknemer in een context moet plaatsen. Zorg er dan ook voor dat informatiestromen goed zijn opgezet.
Onduidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken met uw werknemer. Indien een werknemer niet komt opdagen op een spreekuur lijkt dit in de eerste instantie misschien een kleinigheid. Realiseer u alleen goed dat een spoedconsult vaak het dubbele kost van een normaal spreekuur én een spreekuur pas vaak na zes weken weer wordt ingepland. Het gevolg kan zijn dat het verzuim verder wordt opgerekt. Maak daarom afspraken over zaken die re-integratie mogelijk kunnen belemmeren. Denk hierbij aan afspraken over: ‘het opbouwen van werkzaamheden, aangepast werk uitvoeren, vakantie-aanvragen en communicatie tussen de werkgever en de werknemer’.
Reguliere behandelingen
Als een werknemer op zoek is naar een behandeling in het reguliere circuit (dus niet via de bedrijfsarts), dan kan dit soms wel weken tot maanden duren voordat er een behandeling plaatsvindt. Deze ‘wachttijd’, kan ervoor zorgen dat een patiënt niet op tijd een behandeling krijgt. Dit kan als gevolg hebben dat een werknemer langer en onnodig ziek blijft. Vraag dus altijd om via een bedrijfsarts een behandeling in te laten zetten. De verzuimverzekering van u als werkgever dekt vaak een gedeelte van de kosten. Meestal kan de werknemer binnen enkele weken starten met een geadviseerde behandeling. Houd hierbij wel ons advies aan om bureaucratische processen te voorkomen.
Actieplan: hoe voorkomt u onnodig verzuim
Verzuim is complex. Daardoor verliest u als werkgever soms de grip op een situatie. Achterliggende belangen van betrokken partijen zorgen voor onduidelijke situaties. Houd u aan het onderstaande actieplan én voorkom onnodig en langdurig verzuim.
- Kies een verzuimverzekering waarbij zo min mogelijk partijen zijn betrokken (voorkom bureaucratische samenwerkingsconstructies)
- Zorg voor duidelijke afspraken met uw werknemer en neem de afspraken op in een plan van aanpak
- Als uw arbodienst of bedrijfsarts niet op tijd reageert, benader dan uw assurantie-tussenpersoon (u bent immers klant)
- Zorg dat informatiestromen correct en praktisch zijn ingericht
- Maak duidelijke afspraken met alle betrokken partijen
Meer over ons? Neem contact op.
