Voorkom problemen met UWV met de onderstaande tips
Een plan van aanpak opstellen is verplicht voor elke werknemer die langer ziek is dan acht weken. Kan een (ex-) werkgever niet aantonen dat er re-integratie activiteiten zijn verricht in het plan van aanpak, dan is er een mogelijkheid dat UWV een sanctie oplegt. Daarom is het belangrijk dat er tijdig en adequaat mee aan de slag wordt gegaan.
Verplichting of ook wel handig?
Veel werkgevers en werknemers zien het plan van aanpak als een verplichting en een last. Dit is jammer. Het plan van aanpak is juist een perfect middel om afspraken vast te leggen. Verzuim is complex en vereist een sociale en soms zelfs politieke aanpak. Zelfs bij de werkgevers en werknemers die een zeer goede relatie hebben kunnen onduidelijkheden ontstaan over belangen en acties die moeten worden verricht. Dit kan vervolgens frictie in de arbeidsverhouding veroorzaken. Het gevolg is in sommige gevallen een juridisch conflict wat veel tijd, geld en energie kost. Om dit te voorkomen kun je afspraken, verwachtingen en plichten opnemen in een plan van aanpak. Een gedegen plan van aanpak biedt structuur, duidelijkheid en overzicht voor zowel de werkgever, werknemer, bedrijfsarts en andere betrokkenen in het verzuimproces.
Hulp nodig met plan van aanpak of complexe casus?
Format plan van aanpak
Voor een plan van aanpak is geen vaste structuur aangewezen door UWV. Je mag het zelf weten. Wij adviseren klanten meestal om gewoon het plan van aanpak van UWV te gebruiken. Waarom? Er staat letterlijk in aangegeven wat je allemaal moet invullen. Dit plan van aanpak kun je hier downloaden. Daarbij zorgt het voor een structuur die UWV herkend. Vul je het document goed in? Dan zullen er minder snel vragen over worden gesteld als UWV een re-integratiedossier gaat beoordelen.
Tip 1: Contactmomenten
Het belangrijkste wat je moet vermelden zijn de afspraken over wanneer je contact hebt met een werknemer. Dit kun je het beste op zo een manier formuleren dat er geen speld tussen te krijgen is. Nu lijkt dit heel streng voor de werknemer, maar je geeft juist duidelijkheid over wat de verwachtingen zijn en hoe er gehandeld dient te worden. Onduidelijkheid is vaak de bron van miscommunicaties en conflicten. Probeer dit dan ook vooral te voorkomen. Let op! In sommige gevallen kan heel strak op het contact zitten contraproductief werken op het herstel van een medewerker. Het komt dus altijd aan op gezond boeren verstand gebruiken. Kom je er niet uit? Dan kun je de bedrijfsarts hierover raadplegen en om advies vragen.
Voorbeeld: Elke woensdag om 12:00 telefonisch contact. De werkgever belt de werknemer. Mocht er een verhindering zijn bij werkgever of de werknemer, dan wordt dit per mail of telefonisch besproken. Dit gebeurd minimaal 24 uur van te voren. In het geval van nood wordt de afspraak in onderling overleg verplaatst.
Tip 2: Aangepast werk
Heb je aangepast werk voor handen voor uw werknemer? Neem dit dan op in het plan van aanpak. De aangepaste werkzaamheden dienen uiteraard aan te sluiten op het belastbaarheidsprofiel van de werknemer. Dit houdt in, dat het enigszins gerelateerd moet zijn aan het kennis en kunde niveau van de werknemer. Als je dit direct al goed vastlegt in het plan van aanpak, dan kan een medewerker zonder vertraging direct starten met zijn aangepaste werk. Ook wordt er aangetoond aan UWV dat er is gezocht naar functies binnen het eigen bedrijf. Dit is een groot onderdeel als het gaat om de beoordeling door UWV op de re-integratie-activiteiten door worden ondernomen door werkgever.
Voorbeeld: een werknemer werkt als administratief medewerker. Zijn klachten zorgen ervoor dat hij niet mag zitten in zijn stoel. Als passende werkzaamheden beschrijf je in het plan van aanpak: ‘het sorteren van post én het administreren van gegevens in de dossiermappen’. Beide handelingen zijn nog steeds gerelateerd aan de functie als administratief medewerker.
Door al snel aan te sturen op aangepaste werkzaamheden en daar duidelijkheid over te scheppen in het plan van aanpak, zorg je ervoor dat doorlooptijden worden verkort en de werknemer weet waar hij aan toe is. Mocht je daar niet uitkomen, dan kan een arbeidsdeskundige inschakelen uitkomst bieden.
Tip 3: Stagnatie in uren of belastbaarheid
Als een medewerker stagneert in de uren-opbouw zijn de vervolgacties voor zowel werkgever als werknemer vaak niet duidelijk vastgelegd. Op dit punt ontstaan dan ook vaak conflicten. Welke kant gaat het op? Wanneer wordt er weer opgebouwd? Wat moeten we nu doen? Officieel gezien dient het advies van de bedrijfsarts altijd te worden opgevolgd. Ook als een medewerker aangeeft dat hij/zij niet meer kan werken, staat nog steeds het laatste advies tot dit is gewijzigd. De werknemer kan, bij gegronde stagnatie een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit heeft echter geen opschortende werking op het laatste advies van de bedrijfsarts.
Wat kun je doen? En hoe leg je dit vast in een plan van aanpak?
Om de medewerker tegemoet te komen kan de werkgever de bedrijfsarts raadplegen en vragen om een wijziging van het advies. Meestal stuurt de bedrijfsarts dan een mailtje met een akkoord. Ook de werknemer heeft daar recht op. De bedrijfsarts bepaald uiteindelijk of het advies wordt gewijzigd. Uiteraard zijn dit soort situaties gevoelig en er gaat tijd overheen voor de bedrijfsarts zijn advies heeft gewijzigd. Daarom is het belangrijk om samen met de werknemer een dergelijke situatie goed te bespreken. Dit vereist sociale sensitiviteit en kennis van de Wet Verbetering Poortwachter. Daarnaast kunt u dit soort situaties voorkomen door de situatie vooraf al te benoemen in het plan van aanpak. Maak er een korte procedure van waar werknemer en werkgever zich in kunnen vinden.
Voorbeeld: bij stagnatie of verslechtering van de belastbaarheid van werknemer, vragen we binnen vijf werkdagen een extra advies bij de bedrijfsarts aan. Indien bedrijfsarts verondersteld dat de beperkingen niet zijn gewijzigd, houdt werkgever zich aan het reeds gestelde advies. Indien werknemer het er niet mee eens is, zal werkgever werknemer helpen met het aanvragen van een deskundigenoordeel. Dit werkt niet opschortend aan het opgestelde advies.
Tip 4: Overige afspraken
Naast het beschrijven van processen rondom aangepast werk, stagnatie in opbouw, belastbaarheid en contactmomenten, kun je ook de onderstaande zaken opnemen in het plan van aanpak:
- Procedure rondom het inzetten van interventies: beschrijf welke interventies er standaard worden ingezet bij langdurige ziekte. Bijvoorbeeld een arbeidsdeskundig onderzoek en een tweede spoor re-integratietraject.
- Afspraken over opbouw in uren: geef vooraf duidelijk aan welke mogelijkheden er in de organisatie zijn voor opbouw in uren. Denk aan aangepaste werkzaamheden binnen de organisatie of re-integratie bij een dochterbedrijf.
- Afspraken over vakantie opnemen: een van de grote frustraties van werkgevers is dat een werknemer na zijn of haar ziekte nog een grote sabbatical neemt. Hoewel het niet gunstig is om dit te weigeren, kun je er wel afspraken over maken en over in gesprek gaan. Leg ook dit vast in het plan van aanpak. Je kunt bijvoorbeeld opnemen: ‘werknemer vraagt minimaal een maand van te voren zijn of haar vakantie aan’ indien dit opbouw en herstel in de weg staat wordt dit in redelijkheid besproken met de bedrijfsarts’.
- Communicatie over beperkingen: in principe hoeft een werknemer niets te delen over zijn of haar gezondheid als het gaat om medische gegevens. Wel mag een werkgever zaken weten als het gaat om beperkingen. Werkgever mag gerust vragen: ‘Wat kun je naast je beperkingen wel uitvoeren’. Door de angst om aangeklaagd te worden of een conflict te veroozaken vermijden veel werkgevers dit gedeelte. Doe dit niet! Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de ‘status’ van de beperkingen. Neem bijvoorbeeld op in het plan van aanpak: ‘Indien werknemer merkt dat het beter gaat, geeft hij/zij dit aan bij werkgever. Mogelijkheden voor werk worden besproken op niet medisch vlak’.
Tip 5: Prepare for the worst en hope for the best: verzuimprotocol
Naast een gedegen plan van aanpak, kan ook een verzuimprotocol meer duidelijkheid geven over wat een werkgever of werknemer moet doen tijdens verzuim. Matchvermogen staat voor ‘prepare for the worst, hope for the best’. Door goede informatievoorziening kan er een hoop ellende worden bespaard. In een verzuimprotocol worden zaken opgenomen die te maken hebben met het ziekmelden, de gevolgen van de ziekmelding en het beleid. Als bijlage kunt u zelfs een voorbeeld plan van aanpak toevoegen, zodat medewerkers bekend zijn met hoe zaken bij u in het bedrijf worden aangepakt. Oftewel een extra punt om communicatie en informatievoorzieningen te verbeteren.
Een format voor al uw medewerkers
Het plan van aanpak is een hulpmiddel voor zowel de werkgever als de werknemer. Gebruik dan ook de kracht van het plan van aanpak om uw werknemer beter te begeleiden en langere doorlooptijden te voorkomen. Mocht je hulp nodig hebben bij het opstellen van een plan van aanpak of het maken van een verzuimprotocol, dan kun je Matchvermogen vrijblijvend benaderen voor een adviesgesprek. Wij helpen uw informatiestromen te verbeteren en verzuim te reduceren.
Meer over ons? Neem contact op.
